← Все кейсы
Автоматизация закупок в строительной компании: выгоды и риски
19 ФЕВРАЛЯ 2025
В строительной отрасли закупки занимают ключевое место, влияя на эффективность проектов и общую финансовую устойчивость компании. По данным исследований, более 60% строительных компаний рассматривают автоматизацию закупок как приоритетное направление для цифровизации в ближайшие годы.
Грамотная автоматизация может существенно повысить скорость и качество процессов, что особенно важно в условиях жесткой конкуренции.
Строительная компания из Казани за год сэкономила 15% бюджета на закупках, просто внедрив систему автоматизации. При этом время на согласование и поиск поставщиков сократилось в два раза. Это реальность, которая уже работает в десятках компаний. Но так ли всё просто, и с какими рисками можно столкнуться? В этой статье мы рассмотрим выгоды и риски для строительных компаний при автоматизации закупок.
Грамотная автоматизация может существенно повысить скорость и качество процессов, что особенно важно в условиях жесткой конкуренции.
Строительная компания из Казани за год сэкономила 15% бюджета на закупках, просто внедрив систему автоматизации. При этом время на согласование и поиск поставщиков сократилось в два раза. Это реальность, которая уже работает в десятках компаний. Но так ли всё просто, и с какими рисками можно столкнуться? В этой статье мы рассмотрим выгоды и риски для строительных компаний при автоматизации закупок.
Особенности закупок в строительной компании
Сложность закупок в строительстве, особенно в крупных проектах, заключается не только в объёмах и разнообразии необходимых материалов, но и в многозвенной логистике и взаимозависимости подрядчиков, поставщиков, субподрядчиков и других участников цепочки. Каждый этап требует точности, ведь ошибка на стадии выбора может привести к задержке всего проекта.
1. Многозадачность и высокие риски ошибок. Одновременно приходится закупать десятки, а то и сотни позиций, контролировать сроки поставок, отслеживать цены и качество, а также вести переговоры с подрядчиками и поставщиками.
2. Риск непредсказуемых изменений в стоимости и наличии материалов. Строительство всегда связано с изменениями на внешнем рынке — например, колебания цен на металл или цемент. Управление закупками без гибких систем может привести к убыткам из-за неспособности быстро реагировать на изменения.
3. Непрозрачные и неэффективные закупки. В условиях недостаточной прозрачности процесса закупок возрастает риск принятия неоптимальных решений. Это может проявляться в закупке материалов по завышенным ценам или в выборе поставщиков, чьи продукты не соответствуют требуемым стандартам качества. Такие ситуации часто возникают из-за отсутствия четкой системы контроля и анализа, что приводит к переплатам, задержкам и снижению общей эффективности проекта.
Именно в этих аспектах автоматизация может сыграть ключевую роль. Однако внедрение новой технологии не всегда является универсальным решением и требует осознания всех возможных преимуществ и угроз.
1. Многозадачность и высокие риски ошибок. Одновременно приходится закупать десятки, а то и сотни позиций, контролировать сроки поставок, отслеживать цены и качество, а также вести переговоры с подрядчиками и поставщиками.
2. Риск непредсказуемых изменений в стоимости и наличии материалов. Строительство всегда связано с изменениями на внешнем рынке — например, колебания цен на металл или цемент. Управление закупками без гибких систем может привести к убыткам из-за неспособности быстро реагировать на изменения.
3. Непрозрачные и неэффективные закупки. В условиях недостаточной прозрачности процесса закупок возрастает риск принятия неоптимальных решений. Это может проявляться в закупке материалов по завышенным ценам или в выборе поставщиков, чьи продукты не соответствуют требуемым стандартам качества. Такие ситуации часто возникают из-за отсутствия четкой системы контроля и анализа, что приводит к переплатам, задержкам и снижению общей эффективности проекта.
Именно в этих аспектах автоматизация может сыграть ключевую роль. Однако внедрение новой технологии не всегда является универсальным решением и требует осознания всех возможных преимуществ и угроз.
Что такое автоматизация закупок?
Автоматизация закупок — это интеграция современных цифровых технологий в процесс закупок, что позволяет значительно уменьшить вмешательство человеческого фактора, повысить прозрачность, улучшить контроль над запасами и логистикой.
Речь идет о внедрении специализированных программных решений для:
Таким образом, процессы, которые раньше требовали множества ручных операций, теперь могут быть ускорены и стандартизированы.
Речь идет о внедрении специализированных программных решений для:
- автоматического формирования заявок,
- управления договорами,
- мониторинга цен и качества поставок,
- анализа рынка,
- выбора оптимальных поставщиков на основе множества параметров (цена, качество, сроки, репутация).
Таким образом, процессы, которые раньше требовали множества ручных операций, теперь могут быть ускорены и стандартизированы.
Автоматизация закупок приносит множество преимуществ:
- Снижение затрат времени: автоматизированные процессы позволяют быстрее обрабатывать заявки.
- Экономия ресурсов: уменьшение необходимости в ручном труде снижает затраты на персонал.
- Улучшение контроля: системы позволяют отслеживать каждый этап закупки, минимизируя риски потерь.
- Прозрачность данных: доступ к актуальной информации о поставках и ценах помогает принимать более обоснованные решения.
В целом, компании, внедрившие автоматизацию, отмечают сокращение времени на выполнение закупок до 30%, что позволяет быстрее реагировать на изменения рынка.
Риски автоматизации закупок
Несмотря на очевидные выгоды, автоматизация также несет определенные риски:
Это подчеркивает важность тщательной настройки программного обеспечения под нужды конкретной компании. Важно заранее оценить все возможные риски и подготовить план их минимизации.
- Ошибки при настройке систем: неправильная конфигурация может привести к сбоям в работе.
- Сложности интеграции: новые системы не всегда могут легко интегрироваться с существующими процессами.
- Необходимость обучения сотрудников: внедрение новых технологий требует времени на обучение персонала.
- Киберугрозы: увеличение объёмов данных делает компании более уязвимыми для хакерских атак.
Это подчеркивает важность тщательной настройки программного обеспечения под нужды конкретной компании. Важно заранее оценить все возможные риски и подготовить план их минимизации.
Краткий чек-лист для успешного внедрения автоматизации закупок
1. Понимание потребностей компании. Тщательно определите, какие процессы в закупках требуют автоматизации, и какие цели вы хотите достичь с помощью технологий (снижение затрат, повышение контроля или улучшение качества).
2. Выбор подходящего программного обеспечения. Выберите систему, которая соответствует спецификам вашей компании. Учитывайте её функциональность, совместимость с уже используемыми системами и масштабы возможной интеграции.
3. Обучение сотрудников и техническая поддержка. Убедитесь, что ваши сотрудники прошли обучение для эффективного использования новой системы. Также важна надежная техническая поддержка, чтобы можно было быстро реагировать на возможные сбои.
4. Этапы тестирования и адаптации. Внедрение системы должно быть постепенным. Начните с пилотного проекта или одного направления, чтобы протестировать её на практике и внести корректировки.
5. Регулярные обновления и мониторинг эффективности. После внедрения не забывайте о регулярных обновлениях системы и мониторинге её эффективности. Важно следить за результатами и корректировать подходы в зависимости от изменений на рынке и в компании.
Сохрани чек-лист, чтобы не потерять
2. Выбор подходящего программного обеспечения. Выберите систему, которая соответствует спецификам вашей компании. Учитывайте её функциональность, совместимость с уже используемыми системами и масштабы возможной интеграции.
3. Обучение сотрудников и техническая поддержка. Убедитесь, что ваши сотрудники прошли обучение для эффективного использования новой системы. Также важна надежная техническая поддержка, чтобы можно было быстро реагировать на возможные сбои.
4. Этапы тестирования и адаптации. Внедрение системы должно быть постепенным. Начните с пилотного проекта или одного направления, чтобы протестировать её на практике и внести корректировки.
5. Регулярные обновления и мониторинг эффективности. После внедрения не забывайте о регулярных обновлениях системы и мониторинге её эффективности. Важно следить за результатами и корректировать подходы в зависимости от изменений на рынке и в компании.
Сохрани чек-лист, чтобы не потерять
Примеры успешного внедрения автоматизации
Множество строительных компаний уже успешно внедрили автоматизацию своих процессов.
1. Московская строительная компания улучшила контроль качества поставляемых материалов, что снизило количество брака на 25%.
2. Строительной компании из Краснодара автоматизация помогла снизить количество ошибок в заказах на 30% и улучшить контроль за сроками поставок. Компания также смогла сократить количество поставщиков с 50 до 20, что упростило логистику и снизило затраты.
3. Внедрение системы позволило строительной компании из Новосибирска сократить цикл закупок с 10 дней до 3. Это помогло ускорить реализацию проектов и улучшить отношения с заказчиками.
Эти примеры показывают, что правильная автоматизация может значительно улучшить управление проектами.
Автоматизация закупок в строительной компании — это инструмент, который помогает сделать процессы прозрачными, снизить риски и улучшить контроль. Но важно подходить к этому вопросу взвешенно: выбирать подходящую систему, обучать сотрудников и постоянно анализировать результаты. Если вы ещё не задумывались об автоматизации, возможно, сейчас самое время начать. Ведь конкуренты уже делают шаги в этом направлении.
1. Московская строительная компания улучшила контроль качества поставляемых материалов, что снизило количество брака на 25%.
2. Строительной компании из Краснодара автоматизация помогла снизить количество ошибок в заказах на 30% и улучшить контроль за сроками поставок. Компания также смогла сократить количество поставщиков с 50 до 20, что упростило логистику и снизило затраты.
3. Внедрение системы позволило строительной компании из Новосибирска сократить цикл закупок с 10 дней до 3. Это помогло ускорить реализацию проектов и улучшить отношения с заказчиками.
Эти примеры показывают, что правильная автоматизация может значительно улучшить управление проектами.
Автоматизация закупок в строительной компании — это инструмент, который помогает сделать процессы прозрачными, снизить риски и улучшить контроль. Но важно подходить к этому вопросу взвешенно: выбирать подходящую систему, обучать сотрудников и постоянно анализировать результаты. Если вы ещё не задумывались об автоматизации, возможно, сейчас самое время начать. Ведь конкуренты уже делают шаги в этом направлении.